Компанию могут оштрафовать за хранение копий документов уволенного сотрудника

Законодательство в сфере хранения и обработки персональных данных становится все строже и штрафы за нарушения растут. Поэтому кадровым работникам нужно быть внимательными при оформлении работников в компанию. Обычная на первый взгляд информация – ФИО, дата рождения, адрес, контакты и пр. – уже давно относится к персональным данным. Ее нельзя взять просто так, небрежно хранить и тем более передавать третьим лицам. С работником обязательно нужно заключить соглашение на обработку персональных данных.

1 сентября форма этого соглашения изменилась, и теперь нужно указывать круг лиц, которые будут взаимодействовать с персональными данными как работников, так и клиентов. Больше нельзя писать обобщенно, что личная информация может быть передана «неограниченному кругу лиц».

Также следует учитывать, что после увольнения работника хранить информацию о нем – копию паспорта, СНИЛС и пр. – можно только в том случае, если он дал на это письменное согласие. Если в соглашении нет уточнения, что после ухода из компании в ней останутся его персональные данные, то Роструд рекомендует отдать копии документов работнику или уничтожить.

Штраф за хранение персональных данных без согласия работника:

• для физических лиц – 6000–10000 рублей,
• для должностных лиц – 20000-40000 рублей,
• для юридических лиц – 30000-150000 рублей.